Informativa privacy

Chi tratta i dati

Il titolare del trattamento è KLOUNIKS LTD, Bul. Vitosha 25, 1000 Sofia, Bulgaria, partita IVA BG203224475, che gestisce il marchio Vohippo.

Per qualsiasi richiesta relativa ai tuoi dati puoi scriverci dal modulo della pagina contatti: le richieste che riguardano la privacy vengono girate a chi se ne occupa.

Quali dati raccoglie il sito

Il sito raccoglie dati in tre casi; solo il terzo serve alla pubblicità, e solo se lo accetti tu.

• Modulo di contatto: nome e cognome, indirizzo e-mail, e in via facoltativa azienda e numero di telefono, insieme all’argomento e al testo del messaggio.
• Registri del server: ogni richiesta al sito lascia nei log indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, tipo di browser. È il funzionamento normale di un server web, e serve alla sicurezza e alla diagnosi dei guasti.
• Cookie di marketing, solo se li accetti nel banner: il Pixel di Meta e il tag di Google Ads registrano le pagine visitate e l’annuncio da cui sei arrivato. Se poi ti registri al portale, comunichiamo a Meta e Google la registrazione e la prima ricarica, con il tuo indirizzo e-mail cifrato in modo irreversibile (hash), per sapere quali annunci funzionano.

Perché li trattiamo e con quale base giuridica

• I dati del modulo servono solo a risponderti: la base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b del Regolamento UE 2016/679).
• I registri del server si basano sul nostro legittimo interesse a tenere il servizio funzionante e protetto dagli abusi (art. 6.1.f).
• I cookie di marketing e gli eventi inviati a Meta e Google si basano sul tuo consenso (art. 6.1.a), che puoi ritirare in qualsiasi momento da «Preferenze cookie» in fondo a ogni pagina.
• Non usiamo i tuoi dati per processi decisionali automatizzati.

Per quanto tempo li teniamo

• I messaggi ricevuti dal modulo restano nella casella del nostro back office per il tempo necessario a gestire la richiesta e l’eventuale rapporto che ne nasce; se la richiesta non ha seguito, non oltre 24 mesi.
• I registri del server vengono conservati per un periodo limitato, nell’ordine di poche settimane, e poi ruotati automaticamente.

A chi vengono comunicati

Non vendiamo e non cediamo i tuoi dati a nessuno. Li trattano, per nostro conto e con il ruolo di responsabili del trattamento, solo i fornitori tecnici che ci servono per far funzionare il sito e la posta:

• il fornitore che ospita il sito e i server della piattaforma;
• il servizio di posta elettronica attraverso cui riceviamo i messaggi del modulo;
• solo con il tuo consenso, Meta Platforms Ireland e Google Ireland, che ricevono i dati dei cookie di marketing e degli eventi di conversione come titolari autonomi per la parte che riguarda i loro servizi.

Servizi di terze parti presenti nelle pagine

Il sito è volutamente essenziale: non ci sono strumenti di analisi, pulsanti social, mappe o video incorporati. Gli unici script di terzi sono il Pixel di Meta e il tag di Google Ads, che partono solo dopo che li hai accettati nel banner.

• I caratteri tipografici sono ospitati sui nostri server: nessuna richiesta parte verso Google o altri fornitori esterni.
• Nella pagina del listino c’è un riquadro che mostra le nostre tariffe: viene caricato da cloud.vohippo.com, cioè dalla nostra piattaforma, e non imposta cookie.
• Il pulsante WhatsApp è un semplice collegamento: nulla viene caricato o inviato finché non lo apri tu, e a quel punto vale l’informativa di WhatsApp.

Il portale clienti (cloud.vohippo.com)

Quando apri un account sul portale trattiamo i dati che servono a fornirti il servizio:

• dati dell’account: nome, indirizzo e-mail, numero di cellulare (verificato con un codice), password conservata solo in forma cifrata, dati di fatturazione con partita IVA o codice fiscale;
• documenti d’identità e prova dell’indirizzo, solo per i numeri che la normativa del paese obbliga a registrare a nome dell’utilizzatore;
• dati di traffico: numero chiamante e chiamato, data, durata, esito e costo di ogni chiamata, indirizzi IP degli apparati che si collegano al servizio;
• registrazioni delle chiamate, solo se attivi tu la registrazione; trascrizioni e riepiloghi della segretaria AI, solo se la usi in un instradamento;
• pagamenti: importo, data ed esito delle ricariche. I dati della carta li tratta direttamente il fornitore di pagamento: noi non li vediamo e non li conserviamo.
• un cookie tecnico di sessione, che serve solo a tenerti collegato al portale.

Perché li trattiamo nel portale

• Per fornirti il servizio che hai chiesto: instradare e addebitare le chiamate, attivare i numeri, gestire il credito e l’assistenza (esecuzione del contratto, art. 6.1.b).
• Per rispettare gli obblighi di legge: fatturazione, conservazione dei dati fiscali e dei dati di traffico, registrazione dei numeri regolamentati (art. 6.1.c).
• Per proteggere te e noi da frodi e abusi: verifica del cellulare e dei caller ID, blocco degli accessi sospetti, controllo del traffico anomalo (legittimo interesse, art. 6.1.f).

Fornitori che intervengono nel portale

Alcune funzioni passano da fornitori esterni, che trattano solo i dati necessari a quella funzione:

• DIDWW, per l’attivazione dei numeri e la verifica dei documenti richiesti dalla normativa;
• i fornitori di pagamento che scegli al momento della ricarica (per esempio Stripe o PayPal);
• OpenAI, per la segretaria AI: riceve l’audio e il testo della conversazione mentre la chiamata è in corso;
• i fornitori di SMS, Meta (WhatsApp) e gli operatori telefonici, per inviare i codici di verifica e i messaggi che configuri;
• Google, se scegli di accedere con il tuo account Google, e il servizio reCAPTCHA che protegge i moduli dagli accessi automatici.

Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Il sito, il portale e le caselle di posta sono ospitati su server situati nell’Unione europea. Alcuni fornitori (OpenAI, Google, Meta, i fornitori di pagamento) possono trattare dati negli Stati Uniti: in questi casi il trasferimento avviene sulla base dell’EU-U.S. Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

Per quanto tempo teniamo i dati del portale

• I dati dell’account per tutta la durata del rapporto.
• Fatture, pagamenti e dati di traffico usati per la fatturazione per il tempo imposto dalla normativa fiscale, fino a 10 anni.
• Le registrazioni finché non le cancelli tu o chiudi l’account.
• Quando chiudi l’account cancelliamo chiamate, registrazioni, documenti e configurazioni; restano solo i dati che la legge ci obbliga a conservare, per il tempo che la legge prevede.

Vohippo Ads Manager e i dati ricevuti dalle API di Google

Vohippo Ads Manager è uno strumento interno, usato solo dal nostro personale, che collega il nostro account Google Ads attraverso la Google Ads API per creare e gestire le nostre campagne pubblicitarie e leggerne i risultati. Non è offerto ad altri e non accede ad account Google di clienti o di terzi.

Quando un membro del nostro personale autorizza lo strumento con il proprio account Google (OAuth 2.0, ambito https://www.googleapis.com/auth/adwords), riceviamo:

• un token di accesso che consente di gestire gli account Google Ads di Vohippo, conservato cifrato sui nostri server nell’Unione europea e accessibile solo al servizio che lo usa;
• i dati delle nostre campagne: struttura delle campagne, budget, parole chiave, annunci e statistiche aggregate (impressioni, clic, costi, conversioni). Non contengono dati personali di chi vede gli annunci.

Come usiamo i dati di Google

Usiamo questi dati solo per gestire la nostra pubblicità e preparare i report interni. Non li vendiamo, non li cediamo a terzi, non li usiamo per profilare persone né per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

L’uso e il trasferimento a qualsiasi altra applicazione delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di utilizzo limitato (Limited Use).

I report vengono conservati finché servono a confrontare l’andamento delle campagne, e comunque non oltre 36 mesi. L’accesso si revoca in qualsiasi momento dalla pagina Accesso di terze parti dell’account Google: a quel punto cancelliamo il token conservato.

L’app Vohippo per Android e iOS

L’app ti fa chiamare e rispondere dagli account del tuo centralino. Per farlo tratta soltanto: l’accesso al tuo account, conservato cifrato nel portachiavi del telefono; il codice del dispositivo per le notifiche, che usiamo solo per avvisarti delle chiamate in arrivo e dei messaggi della Segretaria AI; il microfono, solo mentre sei in chiamata, per trasmettere la tua voce. L’audio viaggia cifrato e l’app non lo conserva: le registrazioni esistono solo se le attivi tu nel portale.

L’app non legge la rubrica, i messaggi, la posizione o i file del telefono e non contiene pubblicità né strumenti di tracciamento. Quando esci dall’account, o lo cancelli, il codice per le notifiche viene eliminato.

Cancellare l’account

Puoi chiedere la cancellazione del tuo account Vohippo, e di tutti i dati collegati, anche dall’app, in due modi: aprendo un ticket dal portale (Supporto) oppure scrivendo a [email protected] dall’indirizzo email con cui ti sei registrato, con oggetto «Cancellazione account».

Cancelliamo entro 30 giorni chiamate, registrazioni, numeri, account SIP, documenti, configurazioni e i dispositivi collegati all’app. Restano solo fatture, pagamenti e dati di traffico che la legge fiscale ci obbliga a conservare, fino a 10 anni. Il credito residuo e i numeri attivi si perdono con la cancellazione: se vuoi tenere un numero, chiedi prima la portabilità.

I tuoi diritti

Puoi chiederci in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, di correggerli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile da un computer e di opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse. Rispondiamo entro un mese.

Se ritieni che il trattamento violi la normativa puoi rivolgerti all’autorità di controllo dello Stato in cui risiedi: in Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Modifiche

Se cambieremo il modo in cui trattiamo i dati aggiorneremo questa pagina e la data in alto. Le versioni precedenti non restano pubblicate: se ti serve una copia di quella in vigore quando ci hai scritto, chiedicela.