Centralino e operatore: due mestieri diversi
Quando si parla di centralino con AI si pensa al risponditore, ai menu, alle code. Tutto questo vive nel centralino virtuale, che è un software. Ma un software non è collegato alla rete telefonica: perché una chiamata dal cellulare di un cliente arrivi al tuo risponditore, serve un operatore telefonico che possieda il numero e consegni la chiamata al centralino attraverso il protocollo SIP.
In questa guida i ruoli sono questi: il centralino è quello del nostro partner, il centralino virtuale di robottino.ai, con risponditore AI, menu, code e orari; l'operatore è Vohippo, che fornisce i numeri, le linee SIP, il caller ID in uscita e la tariffazione delle chiamate. Le stesse regole valgono anche per un centralino tuo, come Asterisk, FreePBX o 3CX.
Tenere separati i due ruoli ha un vantaggio pratico: il numero non dipende dal centralino. Se un giorno cambi centralino, il numero resta all'operatore e cambi solo dove viene consegnata la chiamata.
Cosa chiede il centralino all'operatore
Ogni centralino, per funzionare, ha bisogno di tre cose dall'operatore.
- Uno o più numeri su cui i clienti chiamano.
- Una linea SIP che porti le chiamate di quei numeri al centralino. Di solito sono credenziali (server, utente, password) con cui il centralino si registra presso l'operatore.
- Un'uscita per le chiamate che partono dal centralino: richiamate, trasferimenti verso cellulari, chiamate degli operatori. Su questa uscita contano il caller ID mostrato e il numero di chiamate contemporanee.
Nel centralino di robottino.ai ogni numero si aggiunge nella sezione delle numerazioni del centralino, indicando il numero e i parametri SIP dell'operatore. È lì che entrano in gioco i dati che ti dà Vohippo.
I numeri: quale scegliere
Il numero è la parte che vedono i clienti, e la scelta ha conseguenze anche pratiche.
| Tipo di numero | Quando usarlo | Note |
|---|---|---|
| Geografico (02, 06, 011…) | Attività con clienti locali | Va dimostrata una sede o un domicilio nel distretto |
| Mobile | Chi vuole un numero «da cellulare» | Disponibile dove il fornitore lo offre |
| Nazionale o numero verde | Assistenza su tutto il territorio | Disponibilità variabile per paese |
| Numero estero | Clienti in un altro paese | Oltre 90 paesi disponibili |
| Blocco di numeri (GNR) | Molti numeri sullo stesso instradamento | Utile per campagne o sedi diverse |
Con Vohippo trovi numeri virtuali in 232 città italiane e in oltre 90 paesi. Un numero geografico italiano costa 23,48 € al mese oppure 109,83 € all'anno, con le chiamate in entrata incluse; il rinnovo è automatico dal credito. Per un numero geografico servono i documenti: per un'azienda il documento del legale rappresentante, la sede nel distretto e la visura camerale. L'esito arriva di solito in 1-3 giorni lavorativi. Se vuoi capire meglio come funzionano, c'è la guida al numero virtuale e a come funziona.
E se ho già un numero con un altro operatore?
Vohippo non fa la portabilità, ma offre i «numeri esterni»: se il tuo numero è già su una linea VoIP di un altro operatore, la piattaforma lo tiene registrato con le credenziali SIP di quell'operatore, per 1,00 € al mese. Il numero resta dov'è e le chiamate entrano comunque nella piattaforma. È una soluzione diversa dalla portabilità: il contratto con il vecchio operatore resta attivo.
Come arriva la chiamata al centralino
Con Vohippo ci sono due modi per consegnare al centralino le chiamate di un numero. La scelta dipende da come il centralino si aspetta di ricevere la linea.
Account SIP registrato dal centralino
È il modo più comune con i centralini virtuali. Crei nel portale Vohippo un account SIP con autenticazione «Username e password», e nell'instradamento del numero imposti il passo «Squilla account SIP» verso quell'account. Il centralino si registra con quelle credenziali, come farebbe un telefono, e riceve le chiamate.
Nel centralino inserisci dati di questo tipo:
Server / host SIP: sip.vohippo.com
Porta: 5060 (UDP)
Utente SIP: lo username dell'account SIP Vohippo
Password SIP: la password dell'account (12-64 caratteri)
Registrazione: attiva
Scadenza: 300-600 secondi
DTMF: automatico oppure RFC 4733Se usi più numeri con regole diverse nel centralino, la soluzione più ordinata è un account SIP per ogni numero: ogni numerazione del centralino si registra con le sue credenziali e non c'è rischio di confondere da quale numero arriva la chiamata.
Invio a un indirizzo SIP
Se il centralino ti fornisce un indirizzo SIP a cui consegnare le chiamate, puoi usare nell'instradamento del numero il passo «Invia a indirizzo SIP», con un URI sip: verso il centralino. In questo caso è Vohippo a mandare la chiamata, senza bisogno che il centralino si registri. Per chi usa un centralino proprio in sede, la soluzione classica resta il trunk SIP, con autenticazione a password o per indirizzo IP.
Ricorda che i passi dell'instradamento si possono combinare: prima dell'invio al centralino puoi mettere, per esempio, un «Riproduci messaggio» con l'informativa sulla privacy. L'elenco completo è nella guida ai moduli dell'instradamento delle chiamate.
Il caller ID in uscita
Quando il centralino fa una chiamata, per esempio un trasferimento al cellulare del tecnico o una richiamata a un cliente, l'operatore deve sapere quale numero mostrare. Con Vohippo il numero mostrato deve essere uno dei tuoi caller ID verificati: senza un caller ID valido la chiamata viene rifiutata e nel report compare «Caller ID non autorizzato». Non si possono fare chiamate con numero anonimo.
Sull'account SIP hai due possibilità:
- Caller ID fisso: tutte le chiamate dell'account mostrano lo stesso numero. Vince sempre su quello inviato dal centralino. È la scelta più semplice se hai un solo numero.
- «Preso dalla chiamata (deve essere uno dei tuoi caller ID)»: il numero lo decide il centralino, chiamata per chiamata. Su un account a password puoi metterlo nel campo From; il formato deve essere +39…, 0039… oppure nazionale (06…). Un numero scritto come 390612345678, senza + e senza 00, non viene riconosciuto.
I numeri acquistati su Vohippo sono già caller ID utilizzabili («CLID Nativo»). Puoi aggiungere anche un numero di un altro operatore, verificandolo con un codice via SMS, WhatsApp o chiamata vocale: come CLID esterno costa 0,02 € a chiamata risposta. Tutti i dettagli sono nella guida al caller ID e a come impostarlo. Nel centralino di robottino.ai il numero mostrato si sceglie nelle rotte in uscita, anche diverso per reparto.
Canali contemporanei: quante chiamate insieme
Un canale è una chiamata in corso. Il numero di canali decide quante conversazioni possono esistere nello stesso momento su una linea. Con un risponditore AI questo conta più di quanto sembri: il risponditore può parlare con più clienti insieme, quindi le chiamate in corso possono essere più delle persone in ufficio.
Su Vohippo il limite si imposta per account SIP con il campo «Chiamate contemporanee in uscita», da 1 a 1000 canali; ogni canale in più costa 0,50 € al mese, calcolato pro-rata. Questo limite vale solo per le chiamate in uscita. Per le chiamate in entrata il tetto, se ti serve, si imposta di solito nel centralino, numero per numero.
Per stimare i canali in uscita conta le chiamate che partono insieme nel momento peggiore: trasferimenti verso cellulari, richiamate, chiamate degli operatori. Un trasferimento verso un numero esterno usa un canale in uscita per tutta la durata della conversazione e si paga come chiamata in uscita, secondo il listino delle tariffe al secondo.
La qualità dell'audio
Per un risponditore AI la qualità dell'audio non è un dettaglio estetico: un audio disturbato fa capire male nomi e numeri, e la conversazione va storta.
- Codec. Gli account Vohippo usano G.711 a-law, G.711 µ-law e G.722. G.711 è il codec della telefonia tradizionale e usa circa 100 kbit/s per direzione; G.722 offre la voce in alta definizione dove anche l'altro capo lo supporta. Metti questi codec in cima alla lista nel centralino. Approfondisci nella guida ai codec VoIP G.711 e G.722.
- DTMF. I tasti premuti dal chiamante (per un menu IVR o un codice) viaggiano secondo RFC 4733. Se il centralino offre una scelta, usa la modalità automatica o quella a eventi RFC 4733: i toni dentro l'audio sono meno affidabili.
- NAT e firewall. Fra un centralino cloud e l'operatore di solito non ci sono problemi di NAT. Se invece hai telefoni in ufficio collegati al centralino, il router conta: disattiva il SIP ALG e lascia passare l'audio RTP. La guida su NAT, firewall e porte spiega cosa controllare.
La sicurezza della linea
Una linea SIP con credenziali è un bersaglio: chi le ruba può fare chiamate a tuo carico. Prima di andare in produzione, sul portale Vohippo conviene impostare:
- una password lunga e unica per ogni account SIP
- il «Limite di spesa giornaliero», che si azzera a mezzanotte ora di Roma
- «Blocca le chiamate che costano più di (al minuto)», per evitare numeri a tariffa alta
- le destinazioni abilitate per paese, con «Solo le destinazioni selezionate» se chiami solo in Italia
Se il centralino ha un indirizzo IP fisso, puoi scegliere l'autenticazione «Username/password e IP»: servono sia la password sia un IP autorizzato. Dopo 5 tentativi falliti in 10 minuti l'indirizzo viene bloccato in automatico; se blocchi per errore il centralino, lo sblocchi dalla pagina «Sicurezza degli indirizzi IP». Altri consigli nella guida alla sicurezza VoIP.
La checklist prima di dare il numero ai clienti
- Il numero è attivo nel portale Vohippo e ha un instradamento: un numero senza flusso dà «Chiamate rifiutate».
- Il centralino risulta registrato sull'account SIP.
- Una chiamata di prova dal cellulare arriva al risponditore AI, e l'audio si sente bene nei due sensi.
- Un tasto premuto durante la chiamata viene riconosciuto.
- Un trasferimento verso un cellulare parte e mostra il caller ID giusto.
- Una chiamata fuori orario segue il percorso previsto.
- Limite di spesa e paesi abilitati sono impostati.
- Le chiamate di prova compaiono nel report chiamate del portale Vohippo.
Domande frequenti
Posso usare i numeri Vohippo con qualsiasi centralino virtuale?
Sì, se il centralino accetta linee SIP standard: si registra con username e password oppure riceve le chiamate su un indirizzo SIP. È il caso del centralino di robottino.ai e dei centralini come Asterisk, FreePBX e 3CX.
Quanti canali mi servono per un risponditore AI?
Dipende da quante chiamate ricevi e fai insieme nel momento di picco. Il risponditore può gestire più chiamanti contemporaneamente, quindi conta le chiamate, non le persone. Sulle chiamate in uscita Vohippo applica il limite che imposti tu, e ogni canale extra costa 0,50 € al mese.
Perché le chiamate in uscita dal centralino vengono rifiutate?
La causa più comune è il caller ID: il numero inviato dal centralino non è fra i tuoi caller ID verificati, oppure è scritto in un formato non riconosciuto, come 39 seguito dal numero senza + o 00. Nel report la chiamata compare come «Caller ID non autorizzato».
Il risponditore AI funziona con i numeri mobili e quelli esteri?
Sì: per il centralino un numero è una linea SIP come un'altra. Cambiano solo i documenti richiesti per attivarlo e il prezzo del numero, che trovi nella ricerca dei numeri virtuali.
Serve una connessione Internet particolare?
Se il centralino è in cloud, la connessione dell'ufficio serve solo per i telefoni e il pannello degli operatori: calcola circa 100 kbit/s per ogni chiamata in G.711. Il collegamento fra centralino e operatore avviene fra i due server.