I moduli dell'instradamento delle chiamate in entrata

Come funziona un flusso

Il flusso di un numero è una sequenza di passi che la chiamata attraversa dall'alto verso il basso. Ogni passo parte quando il precedente è finito: uno squillo finisce quando scade il tempo, un messaggio finisce quando la voce ha letto tutto il testo, un SMS finisce appena è stato inviato.

Le regole sono quattro:

1. I passi vengono eseguiti in ordine, uno alla volta.
2. Se qualcuno risponde, il flusso si ferma: i passi successivi non partono.
3. Se si arriva all'ultimo passo e nessuno ha risposto, la chiamata si chiude.
4. Un flusso può contenere al massimo 20 passi.

Un numero che non ha ancora un flusso mostra lo stato «Chiamate rifiutate». Il flusso si costruisce dal portale e si può guardare in due viste: «Elenco», per aggiungere, togliere e riordinare i passi, e «Schema», che disegna il percorso della chiamata. Se stai attivando il tuo primo numero, parti dalla guida per configurare un numero in entrata e torna qui per i dettagli.

I moduli che leggono un testo usano una voce sintetica. Puoi scegliere fra alloy, ash, ballad, coral, echo, fable, nova, onyx, sage e shimmer; se non scegli, la voce standard è nova.

Tabella riassuntiva dei nove moduli

I moduli che fanno squillare qualcuno

Squilla account SIP

È il modulo più usato: fa squillare da 1 a 20 account SIP del tuo cliente. Gli account possono essere registrati su telefoni fissi, softphone, webphone o sull'app Vohippo; quelli con l'app vengono svegliati da una notifica push, così il telefono squilla anche se l'app è chiusa.

I campi sono:

• Account: quali account far squillare.
• Modalità: «Tutti insieme» (squillo contemporaneo, è il valore predefinito) oppure «Uno dopo l'altro».
• «Tempo di squillo»: da 5 a 300 secondi, predefinito 30.

Usalo come primo passo quasi sempre. Esempio: in un piccolo studio, «Tutti insieme» sui tre account della reception per 25 secondi. Un dettaglio da sapere: se un passo precedente ha già risposto alla chiamata, per esempio «Riproduci messaggio», durante lo squillo chi chiama sente musica d'attesa invece del tono di libero. La scelta fra le due modalità è approfondita nella guida su squillo contemporaneo o sequenziale.

Inoltra a un numero

Gira la chiamata verso un numero esterno, di solito un cellulare. Il numero si scrive in formato internazionale, per esempio +39 345 218 0937; con la numerazione a blocco (GNR) puoi scegliere invece il numero chiamato.

• «Mostra il numero del chiamante originale»: attivo per impostazione predefinita, così chi riceve l'inoltro vede chi sta chiamando davvero.
• Tempo: da 5 a 300 secondi.

La tratta inoltrata si paga come una chiamata in uscita, alla tariffa del listino verso quella destinazione. Esempio: un idraulico che lavora fuori sede fa squillare prima il telefono dell'ufficio, dove risponde la collega, e poi inoltra al proprio cellulare per 20 secondi, così chi chiama mentre lui è in un cantiere trova comunque qualcuno.

Invia a indirizzo SIP

Manda la chiamata a un indirizzo SIP, cioè un URI che comincia con sip:, verso un altro centralino o un altro operatore. Il tempo va da 5 a 300 secondi.

sip:[email protected]

Serve quando la chiamata deve proseguire su un sistema che non è registrato come account SIP su Vohippo, per esempio il centralino di una sede raggiungibile a un indirizzo pubblico. Se invece il tuo centralino è collegato con un trunk SIP registrato su un account, lo raggiungi con «Squilla account SIP».

I moduli che rispondono al posto tuo

Segretaria AI

Una voce artificiale risponde con la frase di apertura che hai scritto, segue le istruzioni del campo «Che cosa deve chiedere o dire» e raccoglie nome, contatto, motivo e urgenza. Intanto chi chiama attende con la musica, e tu ricevi un avviso (un SMS a pagamento, oppure una notifica nell'app solo su Android) con una scheda: riepilogo, conversazione trascritta e i pulsanti «Accetta» e «Rifiuta».

• Se accetti, il flusso passa al passo successivo, di solito un nuovo «Squilla account SIP».
• Se rifiuti, o non rispondi entro l'«Attesa massima del chiamante» (30-600 secondi, predefinito 120), la segretaria legge la frase prevista e chiude.

Le voci disponibili sono alloy, ash, ballad, coral, echo, sage e shimmer. Parla nella lingua di chi chiama, mentre il riepilogo ti arriva in italiano. Costa al minuto di conversazione, più l'eventuale SMS, e come ogni sistema automatico può capire male. Tutti i dettagli sono nella guida sulla Segretaria AI al telefono.

Segreteria

Registra il messaggio di chi chiama e te lo manda per email. I campi:

• Email a cui inviare i messaggi: obbligatoria.
• «Messaggio di benvenuto (letto da voce sintetica)»: fino a 500 caratteri.
• «Allega il file audio»: il messaggio arriva come allegato WAV.
• Durata massima del messaggio: da 10 a 600 secondi, predefinita 180. La registrazione si chiude anche dopo 3 secondi di silenzio.

La segreteria è sempre l'ultimo passo del flusso ed è inclusa nel prezzo. I messaggi si ascoltano anche nella pagina Segreteria del portale. Come scrivere un buon benvenuto lo trovi nella guida sulla segreteria telefonica VoIP.

Riproduci messaggio

Legge un testo fino a 1000 caratteri con la voce sintetica, poi il flusso prosegue. La sintesi vocale è inclusa. Usalo per un benvenuto, per l'informativa sulla registrazione delle chiamate o per un avviso temporaneo, come una chiusura per ferie.

Esempio: «Benvenuto in Ottica Bianchi. La chiamata può essere registrata per finalità di servizio.» e poi lo squillo. Ricorda che il messaggio risponde alla chiamata: da quel momento, negli squilli successivi, chi chiama sente musica d'attesa.

I moduli che avvisano o chiudono

Notifica webhook

Manda una richiesta POST in formato JSON a un tuo indirizzo https, con l'evento inboundCall e i dati della chiamata: il numero chiamato (did), il chiamante (caller), un identificativo (uniqueId) e l'ora di inizio (startedAt). Un esempio del contenuto:

{
  "event": "inboundCall",
  "did": "+390612345678",
  "caller": "+393452180937",
  "uniqueId": "1760611200.4821",
  "startedAt": "2026-10-16T09:41:03Z"
}

Il webhook non ferma la chiamata: invia la richiesta e il flusso continua. Il pulsante «Prova» manda una richiesta di test, utile per controllare che il tuo server la riceva. Serve per aprire la scheda del cliente nel gestionale o registrare il contatto nel CRM; se lavori con le integrazioni, vedi anche la pagina API e sviluppatori.

Invia SMS

Manda un SMS a un numero che scegli, con un testo di massimo 140 caratteri. Puoi inserire due variabili: {CALLER}, il numero di chi chiama, e {DID}, il numero chiamato. Il flusso poi prosegue. Ogni SMS costa 0,05 €.

Chiamata persa da {CALLER} sul {DID}. Richiamare entro oggi.

Riaggancia

Chiude la chiamata. Non ha campi. Si usa alla fine di un flusso che non deve finire in segreteria, per esempio dopo un «Riproduci messaggio» che comunica una chiusura straordinaria e dice quando richiamare.

Come si concatenano i passi

I moduli si dividono in due famiglie. Quelli che aspettano una risposta («Squilla account SIP», «Inoltra a un numero», «Invia a indirizzo SIP») occupano il loro tempo e poi lasciano spazio al passo successivo. Quelli che fanno qualcosa e proseguono («Notifica webhook», «Riproduci messaggio», «Invia SMS») non fermano mai il flusso. Poi ci sono i moduli che chiudono: «Segreteria» e «Riaggancia».

Alcune sequenze collaudate:

• Squillo, cellulare, segreteria: «Squilla account SIP» → «Inoltra a un numero» → «Segreteria».
• Avviso di chiamata persa: «Squilla account SIP» → «Invia SMS» → «Segreteria». L'SMS parte solo se nessuno ha risposto, perché si arriva a quel passo solo in quel caso.
• Filtro con l'AI: «Squilla account SIP» → «Segretaria AI» → «Squilla account SIP» → «Segreteria».
• Chiusura per ferie: «Riproduci messaggio» → «Riaggancia».

Due errori da evitare. Primo, mettere la «Segreteria» in mezzo: è sempre l'ultimo passo, quindi tutto quello che deve succedere prima, come l'SMS, va messo sopra. Secondo, sommare troppi tempi: tre squilli da 60 secondi fanno aspettare chi chiama tre minuti, e molti riattaccano prima.

Cosa succede se nessuno risponde

Se la chiamata arriva in fondo al flusso senza che nessuno abbia risposto, la chiamata si chiude. Se l'ultimo passo è uno squillo, chi chiama sente il telefono squillare a vuoto fino alla fine del tempo e poi cade la linea: è il caso peggiore, perché non lascia traccia utile.

Per questo ogni flusso dovrebbe finire con una via d'uscita: la «Segreteria», che raccoglie il messaggio, oppure un «Riproduci messaggio» seguito da «Riaggancia», che almeno dice a chi chiama cosa fare.

Quello che i moduli non fanno

Fra i moduli non ci sono il menu a tasti (IVR, «premi 1 per…»), le code di chiamata con l'attesa in linea e le fasce orarie che cambiano il percorso in base all'ora o al giorno. Non c'è nemmeno il trasferimento della chiamata fra interni come funzione della piattaforma.

Se ti servono, la soluzione è un centralino: il tuo, collegato a Vohippo con un trunk SIP, oppure un centralino virtuale con AI come quello del nostro partner robottino.ai, con menu, code e orari. Vohippo in quel caso fornisce i numeri e le linee. Per smistare le chiamate senza centralino puoi usare numeri diversi per servizi diversi, ognuno con il suo flusso.

Domande frequenti