Cosa fa il modulo «Squilla account SIP»
«Squilla account SIP» è il passo che fa suonare i telefoni del tuo ufficio quando arriva una chiamata su un numero. Puoi metterci da 1 a 20 account SIP, cioè le utenze su cui sono registrati i telefoni fissi, i softphone sul computer, il webphone nel browser o l'app Vohippo.
Il modulo ha tre impostazioni: gli account, la modalità e il «Tempo di squillo». La modalità è una scelta secca fra «Tutti insieme», il valore predefinito, e «Uno dopo l'altro». Il tempo va da 5 a 300 secondi e, se non lo cambi, è di 30 secondi.
Se qualcuno risponde, il flusso si ferma. Se nessuno risponde entro il tempo, la chiamata passa al passo successivo del flusso: un altro squillo, un inoltro, la segreteria. Come funziona l'intero flusso è spiegato nella guida ai moduli dell'instradamento; qui ci concentriamo sullo squillo.
«Tutti insieme»: lo squillo contemporaneo
Con «Tutti insieme» gli account scelti squillano nello stesso momento e la chiamata va al primo che risponde. Gli altri smettono di squillare appena qualcuno ha preso la linea.
È la modalità giusta quando le persone sono equivalenti per chi chiama: una reception con due postazioni, un banco accettazione con tre addetti, un piccolo ufficio dove chiunque può prendere un appuntamento. Il vantaggio è la velocità: chi chiama aspetta il meno possibile, perché basta che una persona sia libera.
Il limite è che non decide chi risponde. Se due persone sono sempre al telefono e una no, quella libera finirà per rispondere a tutto. E se l'ufficio è grande, venti telefoni che squillano insieme distraggono chi sta lavorando su altro. Per gruppi grandi conviene dividere in passi: prima il gruppo che risponde di solito, poi gli altri.
«Uno dopo l'altro»: lo squillo in sequenza
Con «Uno dopo l'altro» gli account squillano uno alla volta, seguendo l'ordine in cui li hai inseriti. Se il primo non risponde, tocca al secondo, e così via.
Serve quando c'è una gerarchia nelle risposte: la segretaria prima del titolare, il tecnico di turno prima del collega, l'addetto alle vendite prima del responsabile. Chi è in cima alla lista riceve la maggior parte delle chiamate, e gli altri vengono disturbati solo quando serve.
Il prezzo da pagare è l'attesa di chi chiama, che cresce con il numero di account in sequenza. Per questo la sequenza funziona bene con due o tre persone, molto meno con dieci.
Confronto fra le due modalità
| «Tutti insieme» | «Uno dopo l'altro» | |
|---|---|---|
| Chi squilla | Tutti gli account nello stesso momento | Un account alla volta, in ordine |
| Attesa di chi chiama | La più breve | Cresce con il numero di account |
| Chi risponde | Il primo libero | Il primo della lista che è disponibile |
| Ideale per | Reception, banco, team piccoli e alla pari | Ruoli diversi, titolare come riserva |
| Rischio | Telefoni che squillano a tutti | Chi chiama riattacca prima del suo turno |
Le due modalità si possono anche combinare in più passi: un primo «Squilla account SIP» con «Tutti insieme» sulla reception, poi un secondo con «Uno dopo l'altro» sui responsabili.
Quanto far squillare: il «Tempo di squillo»
Il tempo di squillo è il numero di secondi dopo i quali il passo si arrende e lascia il posto al successivo. Va da 5 a 300 secondi, e i 30 secondi predefiniti sono un buon punto di partenza.
Qualche criterio pratico:
- Banco o reception presidiati: 20-25 secondi. Se nessuno risponde in quel tempo, probabilmente sono tutti occupati e conviene passare oltre.
- Persona che si muove, in magazzino o in officina: 30-40 secondi, per darle il tempo di arrivare al telefono.
- Ultimo squillo prima della segreteria: non superare i 30 secondi. Chi chiama, dopo un minuto di squilli, spesso riattacca senza lasciare il messaggio.
Ricorda di sommare i tempi di tutti i passi: un flusso con tre squilli da 30 secondi tiene in attesa chi chiama un minuto e mezzo prima della segreteria. Se aggiungi un inoltro al cellulare, conta anche quello.
C'è poi un effetto da conoscere: se un passo precedente ha già risposto alla chiamata, per esempio un «Riproduci messaggio» di benvenuto o la Segretaria AI, durante lo squillo chi chiama sente musica d'attesa invece del tono di libero. È normale, ed è anzi più gradevole nelle attese lunghe.
L'app con notifica push e gli altri dispositivi
L'app Vohippo per iPhone e Android usa lo stesso account SIP del telefono fisso o del softphone. Quando arriva una chiamata, gli account che hanno l'app vengono svegliati con una notifica push: il cellulare squilla anche se l'app è chiusa o il telefono è in standby.
Questo cambia il modo di pensare lo squillo. Una persona che lavora sia in ufficio sia fuori non ha bisogno di due passi: lo stesso account può essere registrato sul telefono da scrivania e sull'app, fino a 5 dispositivi registrati per account. Per chi lavora fra più sedi o da casa, la pagina su VoIP per più sedi e lavoro da remoto mostra come organizzarsi.
Se devi ancora configurare i dispositivi, trovi le guide per configurare un telefono VoIP e per installare un softphone. Prima di contare sull'app, fai una prova con il telefono bloccato e la rete mobile, per essere sicuro che lo squillo arrivi.
Combinazioni con inoltro al cellulare e segreteria
Lo squillo da solo lascia aperta una domanda: cosa succede se nessuno risponde? Ecco le combinazioni più usate.
Squillo e segreteria
Il flusso più semplice, adatto a chi ha un solo telefono o un team piccolo:
- «Squilla account SIP», «Tutti insieme», 30 secondi.
- «Segreteria», con un messaggio che dice quando richiamerai.
Chi chiama trova sempre una risposta, anche solo registrata. I consigli per il messaggio di benvenuto sono nella guida sulla segreteria telefonica VoIP.
Squillo, cellulare e segreteria
Per il titolare che non vuole perdere clienti quando è fuori:
- «Squilla account SIP» sull'ufficio, 25 secondi.
- «Inoltra a un numero» verso il cellulare +39 345 218 0937, 20 secondi.
- «Segreteria».
L'inoltro mostra il numero di chi chiama, perché «Mostra il numero del chiamante originale» è attivo per impostazione predefinita, e si paga come chiamata in uscita secondo il listino. Se il titolare ha l'app Vohippo, puoi saltare l'inoltro e aggiungere il suo account al primo squillo: costa meno e funziona allo stesso modo.
Reception, responsabili e avviso via SMS
Per uno studio con una reception e due professionisti:
- «Squilla account SIP», «Tutti insieme» sulle due postazioni della reception, 20 secondi.
- «Squilla account SIP», «Uno dopo l'altro» sui due professionisti.
- «Invia SMS» alla reception: «Persa da {CALLER} sul {DID}».
- «Segreteria».
L'SMS parte solo se nessuno ha risposto, e costa 0,05 €. Questo schema è comune negli studi professionali che non vogliono lasciare chiamate senza un seguito.
Squillo filtrato dalla Segretaria AI
Se le chiamate senza risposta sono tante, puoi far rispondere la Segretaria AI dopo il primo squillo: raccoglie nome e motivo, ti manda la scheda e, se accetti, parte un nuovo «Squilla account SIP». È spiegato nella guida sulla Segretaria AI al telefono.
Errori comuni da evitare
La maggior parte dei problemi con lo squillo non dipende dalla modalità scelta ma da dettagli di configurazione. Questi sono quelli che capitano più spesso:
- Account non registrato: se il telefono di un collega è spento o ha perso la registrazione, il suo account non squilla e il passo sembra «non funzionare». Controlla sul telefono o nell'app che ogni account del flusso risulti registrato.
- Tempo troppo breve: con 5 o 10 secondi il telefono fa uno o due squilli e passa oltre. Quasi nessuno riesce a rispondere così in fretta.
- Stessa persona in più passi: se un account compare sia nel primo sia nel secondo squillo, quella persona sente suonare due volte la stessa chiamata. A volte è voluto, spesso no.
- Risparmio energetico sul cellulare: alcuni telefoni Android limitano le app in background. Se le notifiche dell'app arrivano in ritardo, controlla che l'app sia esclusa dall'ottimizzazione della batteria.
- Flusso senza via d'uscita: un flusso che finisce con uno squillo lascia chi chiama ad ascoltare il telefono a vuoto finché la chiamata si chiude. Chiudi sempre con la segreteria o con un messaggio.
Dopo ogni modifica, fai una chiamata di prova da un cellulare esterno e lascia squillare fino in fondo: è il modo più rapido per vedere il flusso con le orecchie di chi chiama.
Cosa lo squillo non fa
Il modulo non è una coda di chiamata. Non mette in attesa chi chiama quando tutti sono occupati, non distribuisce le chiamate in modo equo fra gli operatori e non cambia comportamento in base all'orario: le code e le fasce orarie non esistono in Vohippo.
Se ti servono, perché gestisci un call center o un servizio clienti con molte chiamate contemporanee, la strada è un centralino, il tuo collegato con un trunk SIP oppure il centralino virtuale del nostro partner robottino.ai, che ha code e condizioni orarie. Per l'orario di chiusura senza centralino, la soluzione più pratica resta finire il flusso con la segreteria. Fra account dello stesso cliente, invece, puoi chiamarti con gli interni brevi, gratis.
Domande frequenti
Qual è la differenza fra squillo contemporaneo e sequenziale?
Con lo squillo contemporaneo, «Tutti insieme», suonano tutti gli account e risponde il primo libero. Con quello sequenziale, «Uno dopo l'altro», suonano uno alla volta nell'ordine che hai deciso.
Quanti account posso far squillare insieme?
Da 1 a 20 account SIP per passo. Se ne servono di più, aggiungi un secondo passo «Squilla account SIP» subito dopo.
Quanto tempo deve squillare il telefono prima della segreteria?
Il valore predefinito è 30 secondi e va bene nella maggior parte dei casi. Sommando tutti i passi, cerca di non superare un minuto di attesa prima della segreteria.
Il cellulare squilla anche se l'app è chiusa?
Sì, gli account con l'app vengono svegliati con una notifica push. Fai comunque una prova con il telefono bloccato prima di affidarti all'app.
Posso mettere in coda le chiamate quando tutti sono occupati?
No, le code di chiamata non ci sono in Vohippo. Si ottengono con un centralino collegato con un trunk SIP; senza centralino, il flusso passa al passo successivo, per esempio la segreteria.
Meglio l'app o l'inoltro al cellulare?
L'app usa lo stesso account SIP ed è inclusa, mentre l'inoltro si paga come chiamata in uscita. L'inoltro serve quando il cellulare non può usare l'app, per esempio se appartiene a un collaboratore esterno.