Cosa ti serve prima di cominciare
Per mettere in funzione una linea in ingresso servono tre cose: un numero, almeno una destinazione su cui farlo squillare e un'idea chiara di cosa deve succedere quando nessuno risponde. Le prime due le prepari nel portale in pochi minuti; la terza è quella che di solito si trascura, ed è quella che fa la differenza per chi chiama.
La destinazione più comune è un account SIP: un'utenza su cui registri un telefono fisso, un softphone sul computer, il webphone nel browser o l'app Vohippo per iPhone e Android. Se non hai ancora un telefono pronto, segui la guida per configurare un telefono VoIP con un account SIP oppure quella per usare un softphone sul computer. Ogni account può avere fino a 5 dispositivi registrati, quindi la stessa persona può tenere il telefono da scrivania e l'app sul cellulare.
Prima di cominciare, scrivi su un foglio le risposte a queste domande:
- Chi deve rispondere, e in che ordine?
- Dopo quanti secondi di squillo è giusto smettere di aspettare?
- Chi chiama fuori orario deve poter lasciare un messaggio?
- Ti serve sapere subito che hai perso una chiamata, per esempio con un SMS?
Con queste risposte il flusso si costruisce quasi da solo.
Scegliere e attivare il numero
Che numero scegliere
Nella ricerca trovi numeri virtuali in 232 città italiane e in oltre 90 paesi: geografici, cioè con il prefisso di una città, e, dove il fornitore del paese li offre, nazionali, mobili e numeri verdi. Per un'attività locale il numero geografico della propria città è quasi sempre la scelta giusta, perché chi chiama lo riconosce. Se vuoi capire meglio le differenze, la guida su cos'è un numero virtuale e come funziona le spiega una per una.
Un numero geografico italiano costa oggi 23,48 € al mese oppure 109,83 € all'anno, con le chiamate in entrata incluse nel canone. I prezzi delle altre città e dei paesi esteri li vedi direttamente nella ricerca, prima di comprare.
Documenti e verifica
Per molti paesi, Italia compresa, l'operatore chiede di sapere a chi è intestato il numero. I documenti li carichi dal portale dopo l'acquisto:
- Privato: documento d'identità e prova di domicilio nel distretto del numero.
- Azienda: documento del legale rappresentante, sede nel distretto e visura camerale.
La verifica costa 5,00 € una tantum e l'esito arriva di solito in 1-3 giorni lavorativi. Conviene quindi attivare il numero qualche giorno prima di stamparlo sui biglietti da visita o di pubblicarlo sul sito.
Durata, rinnovo e credito
Al momento dell'acquisto scegli la durata di 30 o 365 giorni. Il rinnovo è automatico e viene pagato dal credito prepagato del tuo account. Ricevi un promemoria 7 giorni e 1 giorno prima della scadenza.
Se alla scadenza il credito non basta, il numero viene sospeso e, dopo 7 giorni senza ricarica, rilasciato. Un numero rilasciato può essere assegnato a qualcun altro: per una linea che i clienti conoscono, tieni sempre un margine di credito o scegli la durata annuale.
Costruire il flusso delle chiamate
Il flusso è la sequenza di passi che una chiamata attraversa quando arriva sul numero. Un numero senza flusso mostra lo stato «Chiamate rifiutate»: chi chiama non entra, quindi il primo passo dopo l'attivazione è proprio costruirlo.
Le regole sono poche e vanno tenute a mente:
- I passi partono in ordine, ognuno quando finisce il precedente.
- Se qualcuno risponde, il flusso si ferma lì.
- Se si arriva in fondo e nessuno ha risposto, la chiamata si chiude.
- Un flusso può avere al massimo 20 passi.
Hai a disposizione nove moduli: «Squilla account SIP», «Inoltra a un numero», «Segretaria AI», «Invia a indirizzo SIP», «Segreteria», «Notifica webhook», «Riproduci messaggio», «Invia SMS» e «Riaggancia». Li trovi descritti uno per uno, con i campi e i limiti, nella guida ai moduli dell'instradamento delle chiamate.
Il portale mostra il flusso in due viste: «Elenco», comoda per aggiungere e riordinare i passi, e «Schema», che disegna il percorso e aiuta a vedere a colpo d'occhio dove finisce una chiamata senza risposta.
Un flusso minimo che funziona
Per la maggior parte delle piccole attività bastano due passi: «Squilla account SIP» con le persone che rispondono, seguito da «Segreteria». Chi chiama sente squillare per il «Tempo di squillo» scelto (30 secondi se non lo cambi) e poi può lasciare un messaggio, che ti arriva per email. Come scegliere fra squillo contemporaneo e in sequenza lo spiega la guida su squillo contemporaneo o sequenziale degli account SIP; come impostare bene il messaggio, quella sulla segreteria telefonica VoIP.
Registrare le chiamate in entrata
Sul numero trovi l'opzione «Registra le chiamate in entrata». Quando è attiva, ogni chiamata risposta viene registrata in formato WAV e la puoi ascoltare o scaricare dal report chiamate. Si paga 0,02 € a chiamata, e solo se la chiamata è stata risposta.
La piattaforma non avvisa da sola chi chiama che la conversazione è registrata: l'informativa spetta a te. Il modo più semplice è mettere un passo «Riproduci messaggio» all'inizio del flusso, prima dello squillo, con una frase come questa:
Benvenuto nello Studio Rossi. Per finalità di servizio la chiamata
può essere registrata. Informazioni sul trattamento dei dati sono
disponibili sul nostro sito.Le regole su quando e come si può registrare, e cosa scrivere nell'informativa, sono nella guida sulla registrazione delle chiamate e la normativa. Per il tuo caso concreto, fai sempre riferimento al tuo consulente privacy.
Provare la linea prima di darla ai clienti
Un flusso che sembra giusto sulla carta può nascondere un tempo troppo corto o un account non registrato. Prima di pubblicare il numero, fai questa prova completa:
- Controlla che ogni account SIP del flusso risulti registrato su almeno un dispositivo, o che la persona abbia l'app installata e collegata.
- Chiama il numero da un cellulare, non da un interno, così provi il percorso esatto dei clienti.
- Rispondi dal primo telefono e verifica che l'audio arrivi bene in entrambe le direzioni.
- Richiama e questa volta non rispondere: conta quanti secondi passano prima del passo successivo.
- Lascia un messaggio in segreteria e controlla che l'email arrivi con il file audio, se l'hai allegato.
- Se hai attivato la registrazione, apri il report chiamate e ascolta il file.
- Se usi «Invia SMS» o «Notifica webhook», verifica che il messaggio o la richiesta arrivino davvero.
Se senti la voce da una parte sola, il problema di solito è la rete del dispositivo: la guida su NAT, firewall e porte per il VoIP spiega le cause più comuni, a cominciare dal SIP ALG del router da disattivare.
Tre flussi completi per tre aziende tipo
Studio di commercialisti con 4 persone
Lo studio ha un numero 06 e quattro persone: due professionisti e due collaboratrici in segreteria. Le collaboratrici rispondono a quasi tutte le chiamate, i professionisti solo se loro sono occupate.
| Passo | Modulo | Impostazione |
|---|---|---|
| 1 | «Riproduci messaggio» | Informativa sulla registrazione |
| 2 | «Squilla account SIP» | 2 collaboratrici, «Tutti insieme», 20 s |
| 3 | «Squilla account SIP» | 2 professionisti, «Tutti insieme», 15 s |
| 4 | «Invia SMS» | Alla responsabile: «Chiamata persa da {CALLER} sul {DID}» |
| 5 | «Segreteria» | Messaggio con orari e richiesta di nome e motivo |
Sul numero è attiva «Registra le chiamate in entrata». Nota un dettaglio: dato che il passo 1 risponde già alla chiamata per leggere il messaggio, durante gli squilli successivi chi chiama sente musica d'attesa invece del tono di libero. Per altre idee pensate per questo settore c'è la guida sul VoIP per commercialisti.
Officina con un banco accettazione
L'officina ha un solo telefono al banco e il titolare spesso è sotto un'auto. Le chiamate perse sono clienti che vanno altrove, quindi serve un piano B sul cellulare.
| Passo | Modulo | Impostazione |
|---|---|---|
| 1 | «Squilla account SIP» | Banco accettazione, 25 s |
| 2 | «Inoltra a un numero» | Cellulare del titolare +39 345 218 0937, 20 s |
| 3 | «Segreteria» | «Lascia nome, targa e un recapito» |
L'inoltro mostra al titolare il numero del cliente, perché «Mostra il numero del chiamante originale» è attivo per impostazione predefinita. La tratta verso il cellulare si paga come una chiamata in uscita, secondo il listino delle tariffe. Più esempi per questo settore nella guida sul VoIP per officine.
Negozio online con assistenza
Un piccolo e-commerce ha tre operatori che lavorano da casa con l'app, e un gestionale che registra ogni contatto.
| Passo | Modulo | Impostazione |
|---|---|---|
| 1 | «Notifica webhook» | Indirizzo https del gestionale |
| 2 | «Squilla account SIP» | 3 operatori, «Tutti insieme», 30 s |
| 3 | «Segretaria AI» | Raccoglie nome, numero d'ordine e motivo |
| 4 | «Squilla account SIP» | Gli stessi 3 operatori, 30 s |
| 5 | «Segreteria» | Messaggio di chiusura |
Il webhook non ferma la chiamata: avvisa il gestionale e il flusso va avanti. Se nessun operatore risponde, la Segretaria AI prende i dati e manda la scheda: se un operatore la accetta, si passa al nuovo squillo. Il funzionamento è spiegato nella guida sulla Segretaria AI al telefono.
Numeri esterni e numerazione a blocco (GNR)
Se hai già un numero con un altro operatore e non vuoi cambiarlo, puoi usare i «Numeri esterni»: il numero resta presso il suo operatore e la piattaforma lo tiene registrato con le credenziali SIP che quell'operatore ti ha dato. Costa 1,00 € al mese e le chiamate entrano nello stesso flusso degli altri numeri. Attenzione: non è una portabilità, il contratto con l'altro operatore resta attivo.
La «Numerazione a blocco (GNR)» serve a chi ha molti numeri consecutivi, tipicamente un'azienda con un centralino e i numeri diretti dei reparti. Tutto il blocco segue lo stesso instradamento e la variabile {DNID} indica il numero chiamato. In «Inoltra a un numero» puoi scegliere come destinazione proprio il numero chiamato, utile quando ogni numero del blocco deve arrivare al suo interno sul centralino. Se il centralino è tuo, collegalo con un trunk SIP.
Cosa non trovi nel flusso: IVR, code e fasce orarie
Chi arriva da un centralino tradizionale cerca spesso tre funzioni che in Vohippo non ci sono: il menu a tasti («premi 1 per l'amministrazione»), le code di chiamata con l'attesa in linea e le fasce orarie che cambiano il percorso la sera o nei festivi.
Le alternative pratiche sono queste:
- Fuori orario: con «Squilla account SIP» seguito da «Segreteria», chi chiama la sera trova comunque la segreteria. Per un periodo di chiusura lungo, come le ferie, puoi modificare il flusso dal portale e mettere «Riproduci messaggio» seguito da «Segreteria».
- Smistamento: usa numeri diversi per servizi diversi, ciascuno con il suo flusso, oppure la Segretaria AI per filtrare le chiamate.
- Menu, code e orari veri: si ottengono con un centralino, il tuo collegato con un trunk SIP oppure un centralino cloud come quello del nostro partner robottino.ai. In questo caso Vohippo resta l'operatore che fornisce numeri e linee.
Domande frequenti
Quanto tempo serve per attivare un numero in entrata?
L'acquisto e il flusso richiedono pochi minuti. Dove servono i documenti, la verifica dà l'esito di solito in 1-3 giorni lavorativi, e fino ad allora il numero può non essere attivo.
Cosa sente chi chiama un numero senza flusso?
Il numero senza flusso è nello stato «Chiamate rifiutate», quindi la chiamata non entra. Aggiungi almeno un passo, anche solo la segreteria, prima di comunicare il numero.
Le chiamate in entrata si pagano?
No, sono incluse nel canone del numero. Si pagano a parte solo gli accessori che usi: l'inoltro verso un altro numero come chiamata in uscita, gli SMS a 0,05 € e la registrazione a 0,02 € per chiamata risposta.
Posso far squillare il numero sul cellulare?
Sì, in due modi: installando l'app Vohippo con il tuo account SIP, che viene svegliata da una notifica push, oppure con «Inoltra a un numero» verso il cellulare. La prima strada non costa nulla in più, la seconda si paga come chiamata in uscita.
Posso cambiare il flusso quando voglio?
Sì, il flusso si modifica dal portale in qualsiasi momento e vale per le chiamate successive. È anche il modo per gestire chiusure straordinarie, dato che le fasce orarie automatiche non ci sono.
Posso tenere il mio numero attuale?
Puoi collegarlo come numero esterno a 1,00 € al mese: resta presso il tuo operatore e le chiamate seguono il flusso che costruisci su Vohippo. Non è una portabilità, che la piattaforma non offre.