Il telefono di uno studio sotto scadenza
Chi lavora in uno studio di commercialisti o di consulenti del lavoro conosce bene il calendario delle telefonate. Nei giorni prima del 16 del mese, quando si pagano gli F24, i clienti chiamano per sapere quanto devono versare. Nel periodo delle dichiarazioni dei redditi le chiamate si moltiplicano. Per i consulenti del lavoro il picco arriva a cavallo del fine mese, con cedolini, assunzioni e cessazioni da comunicare in tempo.
Il problema non è il numero medio di chiamate, ma la concentrazione: dieci clienti che chiamano nella stessa mezz'ora, mentre due collaboratori sono già al telefono e il titolare è da un cliente. In quei momenti una linea tradizionale dà occupato, e il cliente richiama, si innervosisce o scrive tre email.
Un sistema VoIP ben impostato fa tre cose: fa squillare più persone insieme, non lascia mai il cliente senza una risposta (almeno una segreteria o una raccolta della richiesta) e lascia traccia di ogni chiamata, così nessuno resta senza risposta. Per l'idea generale vale la pagina sul VoIP per gli studi professionali; qui entriamo nel dettaglio di uno studio contabile.
Squillo a più collaboratori: tutti insieme o uno dopo l'altro
Il cuore dell'instradamento è il modulo «Squilla account SIP», che fa squillare fino a 20 account con due strategie.
| Strategia | Come funziona | Quando usarla |
|---|---|---|
| «Tutti insieme» | Squillano tutti gli account, risponde il primo libero | Segreteria generale, giorni di scadenza |
| «Uno dopo l'altro» | Squillano in ordine, uno alla volta | Quando c'è una persona di riferimento e le altre fanno da riserva |
Per uno studio di sei persone, nei giorni di scadenza lo squillo contemporaneo è quasi sempre la scelta giusta: risponde chi è libero, e nessuno deve passarsi la chiamata. Il «Tempo di squillo» va da 5 a 300 secondi, con 30 secondi di partenza; per non far aspettare troppo il cliente prima del passo successivo, 20-25 secondi sono un buon compromesso.
Una configurazione che funziona bene è a due livelli: prima squillano le due persone dell'accoglienza, poi, se nessuna risponde, tutti i collaboratori. Si ottiene con due passi «Squilla account SIP» uno dopo l'altro. Se nel frattempo il chiamante è già stato preso in carico da un passo precedente (per esempio dalla segretaria AI), sente musica d'attesa invece del tono di libero. Tutti i dettagli sono nella guida su squillo contemporaneo o in sequenza.
Quando nessuno può rispondere: segreteria o segretaria AI
Nei giorni di picco, il passo dopo lo squillo decide se il cliente si sente seguito o abbandonato. Le possibilità sono due, e si possono combinare.
La segreteria
La «Segreteria» registra il messaggio e lo manda per email; lo trovi anche nella pagina Segreteria del portale. Il messaggio di benvenuto lo scrivi tu (fino a 500 caratteri, letto da voce sintetica) oppure lo registri e lo alleghi in WAV. È inclusa nel prezzo, ed è sempre l'ultimo passo del flusso. Un messaggio utile sotto scadenza dice anche cosa fare nel frattempo:
Studio Verdi, commercialisti. In questo momento siamo tutti al telefono.
Lascia nome, numero e codice cliente se lo conosci. Se chiami per
l'importo dell'F24, lo trovi anche nell'email che ti abbiamo inviato.Come impostarla bene, con la durata del messaggio e l'indirizzo giusto, lo spiega la guida sulla segreteria telefonica VoIP.
La segretaria AI
La «Segretaria AI» risponde con una voce artificiale, segue le istruzioni che scrivi tu nel campo «Che cosa deve chiedere o dire» e raccoglie nome, contatto, motivo e urgenza. Tu ricevi un avviso con un riepilogo, la conversazione trascritta e i pulsanti «Accetta» e «Rifiuta»: se accetti la chiamata prosegue, per esempio verso il collaboratore che segue quel cliente.
Per uno studio contabile funziona bene come filtro: separa chi ha un problema urgente (un avviso dell'Agenzia delle Entrate in scadenza) da chi chiede un'informazione che può aspettare. Le istruzioni possono chiedere il nome dell'azienda e il tipo di richiesta, senza entrare nei dati fiscali. Ricorda che la segretaria AI può capire male o sbagliare: la scheda va letta prima di decidere. La guida completa è quella sulla segretaria AI al telefono.
Quante chiamate in uscita insieme: i canali
Sotto scadenza lo studio non riceve soltanto: richiama. Ogni account SIP ha un'impostazione «Chiamate contemporanee in uscita», da 1 a 1000 canali, e ogni canale extra costa 0,50 € al mese, calcolato in proporzione ai giorni.
Se ogni collaboratore ha il suo account, di solito non serve altro. Se invece lo studio ha un centralino collegato con un solo account, il numero di canali decide quante persone possono telefonare verso l'esterno nello stesso momento: con sei collaboratori che richiamano clienti, servono abbastanza canali per tutti. Il limite vale solo in uscita: le chiamate in entrata non lo consumano.
Due impostazioni proteggono lo studio da sorprese: il «Limite di spesa giornaliero», che si azzera a mezzanotte ora di Roma, e «Blocca le chiamate che costano più di (al minuto)». Su un account usato solo per chiamare clienti italiani puoi anche limitare le destinazioni con «Solo le destinazioni selezionate».
Più sedi, un solo studio
Molti studi contabili hanno due o tre sedi, spesso nate da aggregazioni. Con il VoIP le sedi diventano un'unica organizzazione telefonica.
- Un numero per sede: ogni sede tiene il suo prefisso locale, con il suo instradamento e i suoi interni. I clienti continuano a chiamare il numero che conoscono.
- Interni brevi fra le sedi: le chiamate fra account dello stesso cliente con interni da 2 a 6 cifre sono gratuite, anche se le sedi sono in città diverse.
- Riserva fra sedi: se a Brescia nessuno risponde, un secondo passo «Squilla account SIP» può far squillare gli interni di Bergamo.
- Uscita con il numero giusto: ogni sede chiama i clienti con il proprio numero, impostando il caller ID sugli account. Come si fa è spiegato nella guida sul caller ID.
Lo stesso vale per chi lavora da casa nei giorni di picco: il collaboratore usa il webphone nel browser o l'app sul cellulare, con lo stesso account dell'ufficio. Altri esempi sono nella pagina sul VoIP per più sedi e lavoro da remoto.
Collegare il telefono al gestionale con il webhook
Molti studi lavorano con un gestionale o un CRM in cui annotano le richieste dei clienti. Il modulo «Notifica webhook» dell'instradamento manda, a ogni chiamata in entrata, una richiesta POST in formato JSON a un indirizzo https che scegli tu. Il messaggio contiene questi campi:
{
"event": "inboundCall",
"did": "+390301234567",
"caller": "+393452180937",
"uniqueId": "1760601123.4521",
"startedAt": "2026-10-16T08:12:03Z"
}I valori qui sopra sono solo un esempio. Con il campo caller il gestionale può cercare il cliente dal numero e aprire la sua scheda sullo schermo del collaboratore, o annotare la chiamata nello storico. Con did sai su quale numero dello studio è arrivata, utile se hai un numero per sede o un numero dedicato alle paghe.
Il webhook non ferma la chiamata: parte e la chiamata prosegue al passo successivo, di solito «Squilla account SIP». Nel portale c'è il pulsante «Prova» per verificare che l'indirizzo risponda prima di metterlo in produzione. Se in studio c'è chi sviluppa, la pagina API e sviluppatori racconta cos'altro si può collegare; tutti i moduli dell'instradamento sono descritti nella guida sui moduli dell'instradamento.
Quali numeri scegliere
Per uno studio contabile la scelta è quasi sempre il numero geografico della città in cui opera: i clienti sono locali e il prefisso della città dà fiducia. Con i numeri virtuali in 232 città italiane puoi averne uno per ogni sede.
Ha senso valutare anche un secondo numero dedicato a un servizio specifico, per esempio le paghe: un instradamento proprio, con gli addetti alle paghe, e un webhook che segnala al gestionale che si tratta di quel tipo di richiesta. Se lo studio ha già un numero storico presso un altro operatore, puoi farlo gestire dalla piattaforma come «numero esterno», per 1,00 € al mese, senza portabilità.
Per attivare un numero geografico servono i documenti richiesti dall'operatore: per un'azienda il documento del legale rappresentante, la sede nel distretto e la visura camerale. La verifica costa 5,00 € una tantum e l'esito arriva di solito in 1-3 giorni lavorativi.
Quanto costa: un esempio con due sedi
Prendiamo uno studio con due sedi e otto persone, un numero geografico per sede pagato ad anno. Ecco le voci del listino, IVA esclusa.
| Voce | Prezzo |
|---|---|
| Due numeri geografici italiani | 2 × 109,83 € all'anno, oppure 2 × 23,48 € al mese |
| Verifica dei documenti | 5,00 € una tantum per numero, dove richiesta |
| Chiamate in entrata | Incluse nel canone |
| Chiamate fra le sedi con gli interni | Gratis |
| Segreteria, messaggi letti da voce sintetica, webhook | Inclusi |
| Chiamate in uscita | Al secondo, senza scatto alla risposta, secondo il listino |
| Segretaria AI | Al minuto di conversazione, più l'eventuale SMS |
| SMS di avviso con «Invia SMS» | 0,05 € a SMS |
| Canali extra in uscita | 0,50 € al mese ciascuno |
Pagati ad anno, i due numeri costano in tutto circa 18,30 € al mese. Il resto dipende da quanto lo studio telefona verso l'esterno, a tariffa al secondo. Il credito è prepagato e si ricarica con carta, PayPal o bonifico; un avviso per email e WhatsApp ti segnala quando sta finendo, così non resti senza linea proprio il giorno della scadenza.
Se pensi di registrare le chiamate, per esempio quelle in cui il cliente conferma un incarico, leggi prima la guida sulle regole per registrare le chiamate: la riservatezza dei dati fiscali chiede la stessa cautela di uno studio legale. Per un esempio in un settore diverso, guarda come si organizza un'officina.
Domande frequenti
Come faccio a non dare occupato nei giorni di scadenza?
Usa lo squillo «Tutti insieme» su tutti i collaboratori, così risponde il primo libero, e metti dopo lo squillo una segreteria o la segretaria AI. La chiamata non trova mai il muro dell'occupato: o risponde qualcuno o il cliente lascia la sua richiesta.
Posso far squillare prima l'accoglienza e poi tutti gli altri?
Sì, con due passi «Squilla account SIP» uno dopo l'altro: il primo con le persone dell'accoglienza, il secondo con il resto dello studio. Se nessuno risponde nemmeno al secondo, la chiamata passa al passo successivo, per esempio la segreteria.
Il telefono può aprire la scheda del cliente nel gestionale?
Il modulo «Notifica webhook» manda a ogni chiamata in entrata un messaggio JSON con il numero chiamante e il numero chiamato. Il gestionale deve saperlo ricevere: con quel numero può cercare il cliente e mostrare la sua scheda.
Le chiamate fra due sedi si pagano?
No, le chiamate fra account dello stesso cliente con gli interni brevi da 2 a 6 cifre sono gratuite, anche se le sedi sono in città diverse.
Posso avere un menu «premi 1 per le paghe»?
La piattaforma non ha menu vocali. Puoi usare numeri diversi per servizi diversi, ognuno con il suo instradamento, oppure collegare alle linee Vohippo un centralino con menu vocali tramite trunk SIP, come quello virtuale del nostro partner robottino.ai.