Il VoIP per lo studio legale: esempi concreti e costi

Il telefono di uno studio legale: cosa serve davvero

Prendiamo uno studio tipo: due avvocati, un praticante e una segretaria, in una città sede di tribunale. Le chiamate sono di tre tipi: clienti che chiedono notizie della pratica, potenziali clienti che cercano un primo appuntamento, colleghi e cancellerie. Le esigenze sono poche e molto chiare.

• Non perdere le chiamate quando la segretaria è al telefono e gli avvocati sono fuori.
• Distinguere l'urgente dal resto: una notifica di udienza anticipata non può aspettare il giorno dopo, una richiesta di preventivo sì.
• Presentarsi sempre con il numero dello studio, anche quando l'avvocato chiama dal cellulare.
• Rispettare la riservatezza: al telefono si parla di fatti delicati.

Il VoIP risponde a tutte e quattro con strumenti semplici: un numero virtuale che squilla dove decidi, un instradamento a passi, una segreteria che arriva per email e un'app sul cellulare. Se vuoi un quadro più ampio per tutte le professioni, c'è la pagina sul VoIP per gli studi professionali.

Un numero della città del foro

Per uno studio il prefisso locale è un segnale di presenza: un cliente di Bologna si fida di più di uno 051 che di un numero sconosciuto. Con i numeri virtuali in 232 città italiane puoi avere il numero della città in cui eserciti, anche se lo studio si sposta o se apri una seconda sede in un'altra città del distretto.

Per attivare un numero geografico italiano servono i documenti richiesti dall'operatore: per un privato un documento d'identità e una prova di domicilio nel distretto; per un'azienda il documento del legale rappresentante, la sede nel distretto e la visura camerale. La verifica costa 5,00 € una tantum e l'esito arriva di solito in 1-3 giorni lavorativi.

Se lo studio ha già un numero storico presso un altro operatore, non serve cambiarlo subito. Puoi usarlo come caller ID dopo averlo verificato, oppure farlo gestire dalla piattaforma come «numero esterno»: le differenze sono spiegate nella guida sul caller ID.

L'avvocato è in udienza: squillo, poi segreteria

Il caso più frequente è anche il più semplice. La chiamata entra, squilla per qualche secondo alla segretaria e agli avvocati, e se nessuno risponde va in segreteria. Nell'instradamento del numero si scrive così:

Il messaggio di benvenuto lo scrivi tu, fino a 500 caratteri, e lo legge una voce sintetica; se preferisci, alleghi un file WAV registrato da te. Un esempio:

Studio legale Bianchi. In questo momento siamo in udienza o impegnati
con un cliente. Lascia nome, numero e il motivo della chiamata:
ti richiamiamo in giornata. Per le urgenze indica «urgente».

Il messaggio lasciato dal cliente arriva per email, e lo ascolti anche nella pagina Segreteria del portale. La segreteria è inclusa nel prezzo. Tutti i dettagli (durata massima, chiusura dopo 3 secondi di silenzio, dove arrivano i file) sono nella guida sulla segreteria telefonica VoIP.

La segretaria AI che raccoglie le richieste

Quando la segretaria dello studio è in ferie o al telefono con un altro cliente, una segreteria classica raccoglie messaggi spesso incompleti. La Segretaria AI fa un passo in più: risponde con una voce artificiale, segue le istruzioni che scrivi tu e raccoglie nome, contatto, motivo e urgenza della chiamata.

Mentre la segretaria AI lavora, chi chiama attende con musica. Tu ricevi un avviso (un SMS, a pagamento, oppure una notifica nell'app su Android) con una scheda: riepilogo, conversazione trascritta e due pulsanti, «Accetta» e «Rifiuta». Se accetti, la chiamata prosegue al passo successivo, per esempio il tuo cellulare; se rifiuti o non rispondi in tempo, la segretaria legge la frase prevista e chiude.

Un esempio di istruzioni nel campo «Che cosa deve chiedere o dire»:

Sei la segreteria dello Studio legale Bianchi. Chiedi nome e cognome,
un numero di telefono, se è già cliente dello studio e in breve il
motivo della chiamata. Chiedi se c'è una scadenza o un'udienza nei
prossimi giorni. Non dare pareri legali e non commentare la pratica:
spiega che l'avvocato richiamerà.

Due cautele da tenere presenti. La prima: la segretaria AI può capire male o sbagliare, quindi rileggi la scheda prima di decidere. La seconda: chiedile di raccogliere solo il minimo indispensabile per richiamare, e non i dettagli della vicenda, che è meglio sentire dal cliente in una conversazione riservata. Come funziona passo per passo lo trovi nella guida alla segretaria AI al telefono.

Un instradamento completo per lo studio

Mettendo insieme i pezzi, un flusso realistico per lo studio di quattro persone è questo:

1. «Squilla account SIP»: segretaria e avvocati, «Tutti insieme», 20 secondi.
2. «Segretaria AI»: raccoglie le richieste, con «Attesa massima del chiamante» a 120 secondi.
3. «Squilla account SIP»: il cellulare dell'avvocato di turno, con l'app, se hai premuto «Accetta».
4. «Segreteria»: per chi non trova nessuno nemmeno lì.

Puoi aggiungere un passo «Invia SMS» per avvisare un cellulare di ogni chiamata, con un testo come Chiamata per lo studio da {CALLER}: costa 0,05 € a SMS e il flusso prosegue senza fermarsi. I nove moduli disponibili, e come si combinano in al massimo 20 passi, sono descritti nella guida sui moduli dell'instradamento; la differenza fra squillo contemporaneo e in sequenza è in quella su squillo contemporaneo o in sequenza.

Il cellulare con l'app, e il numero dello studio

Per un avvocato il cellulare è il vero ufficio: in tribunale, in macchina, fra un'udienza e l'altra. Con l'app Vohippo per iPhone e Android il cellulare diventa un interno dello studio, con lo stesso account SIP usato in ufficio.

• In entrata: quando l'account squilla, l'app viene svegliata da una notifica push, anche se non era aperta.
• In uscita: l'avvocato chiama un cliente dal cellulare e il cliente vede il numero dello studio, non il numero personale. Basta impostare il caller ID fisso sull'account.
• In studio: lo stesso account può essere registrato anche sul telefono da scrivania, fino a 5 dispositivi per account.

Anche il webphone nel browser usa lo stesso account: utile per il praticante che lavora da casa qualche giorno alla settimana. Per collegare un telefono da scrivania trovi la guida ai telefoni VoIP.

Dal punto di vista della riservatezza, l'app ha un vantaggio concreto: il numero personale dell'avvocato non circola fra i clienti, e quando l'avvocato cambia studio il numero dello studio resta allo studio.

Riservatezza e registrazione: con cautela

Nella professione forense il segreto professionale e la riservatezza delle comunicazioni con il cliente sono al centro di tutto. Registrare le telefonate di uno studio legale è quindi una scelta da fare con molta cautela, e in molti casi semplicemente da non fare.

Se una ragione c'è (per esempio documentare un incarico conferito al telefono), la piattaforma permette di farlo in modo mirato: la registrazione si attiva numero per numero in entrata e account per account in uscita, costa 0,02 € a chiamata risposta, e i file WAV si ascoltano dal report delle chiamate. Ma prima servono le risposte giuste su base giuridica, informativa e conservazione, che trovi nella guida sulle regole per registrare le chiamate. Valuta il caso con il tuo consulente privacy e con le regole deontologiche dell'Ordine.

Due accorgimenti utili anche senza registrare:

• Proteggi gli account con password robuste o con l'accesso per indirizzo IP: lo spiega la guida alla sicurezza VoIP.
• Imposta un limite di spesa giornaliero e blocca le destinazioni che lo studio non chiama mai: se le credenziali finiscono nelle mani sbagliate, il danno resta piccolo.

Una seconda sede, il praticante a casa, il collega di un altro foro

Molti studi lavorano su più sedi o hanno collaboratori che non sono sempre in ufficio. Con il VoIP la sede non è più legata alla linea: ogni persona ha il suo account SIP, e conta solo che il telefono, l'app o il webphone siano collegati a Internet.

• Una seconda sede: compri un secondo numero con il prefisso di quella città e gli dai un instradamento proprio, con gli interni di quella sede. Le chiamate fra le due sedi con gli interni brevi restano gratuite.
• Il praticante che lavora da casa: usa il webphone nel browser o l'app, con lo stesso account che ha in studio. Chiama i clienti con il numero dello studio e risponde alle chiamate come se fosse alla scrivania.
• L'avvocato che segue cause fuori città: il cellulare con l'app continua a ricevere le chiamate dello studio ovunque si trovi.

Chi organizza più sedi trova altri esempi nella pagina sul VoIP per più sedi e lavoro da remoto.

Quanto costa per uno studio di 3-5 persone

I costi fissi sono pochi e prevedibili. Ecco le voci, con i prezzi del listino IVA esclusa.

Per lo studio di quattro persone con un solo numero pagato ad anno, il numero costa circa 9,15 € al mese. A questo si aggiungono solo le chiamate in uscita, al secondo, e le funzioni a consumo che scegli di usare. Il credito è prepagato: si ricarica con carta, PayPal o bonifico, e quando si avvicina alla fine ricevi un avviso per email e WhatsApp.

Gli stessi strumenti, con esigenze diverse, li trovi applicati anche ai commercialisti e consulenti del lavoro, che devono reggere i picchi delle scadenze, e alle officine, dove si risponde con le mani occupate.

Domande frequenti