Come funziona la segreteria di Vohippo
La segreteria è uno dei nove moduli con cui costruisci il flusso di un numero. Quando la chiamata arriva a questo passo, una voce sintetica legge il tuo messaggio di benvenuto, poi chi chiama parla e il suo messaggio viene registrato e inviato per email.
I campi del modulo sono pochi:
| Campo | Cosa contiene | Limiti |
|---|---|---|
| L'indirizzo a cui arrivano i messaggi | Obbligatorio | |
| «Messaggio di benvenuto (letto da voce sintetica)» | Il testo che sente chi chiama | Fino a 500 caratteri |
| «Allega il file audio» | Il messaggio arriva come allegato WAV | Sì o no |
| Durata massima | Quanto può parlare chi chiama | 10-600 secondi, predefinita 180 |
La segreteria è inclusa nel prezzo del numero: non paghi per i messaggi ricevuti né per la lettura del benvenuto. È anche sempre l'ultimo passo del flusso, perché dopo il messaggio la chiamata si chiude. Tutti gli altri moduli, e come si mettono in fila, sono descritti nella guida ai moduli dell'instradamento.
Il messaggio di benvenuto con voce sintetica
Non devi registrare nulla con la tua voce: scrivi il testo e il sistema lo legge. Questo ha due vantaggi pratici. Il primo è che il messaggio si sente sempre pulito, senza rumori di fondo o esitazioni. Il secondo è che lo cambi in un minuto: per una chiusura straordinaria basta correggere il testo nel portale.
Puoi scegliere la voce fra alloy, ash, ballad, coral, echo, fable, nova, onyx, sage e shimmer; se non scegli, il sistema usa nova. Le voci hanno timbri diversi: ascolta il risultato con una chiamata di prova e tieni quella che suona più adatta alla tua attività.
Il testo può arrivare a 500 caratteri, spazi compresi. Sembrano pochi, ma sono circa 30 secondi di parlato, già tanti per un messaggio di segreteria. La regola è la brevità: chi chiama vuole sapere se ha chiamato il posto giusto e cosa deve dire.
Email con allegato e pagina Segreteria
Ogni messaggio lasciato arriva all'indirizzo email che hai indicato. Se attivi «Allega il file audio», trovi il messaggio come file WAV allegato, che puoi ascoltare dal telefono o dal computer e inoltrare a un collega. Conviene usare un indirizzo condiviso, come segreteria@ o info@, se i messaggi devono essere gestiti da più persone.
I messaggi si ascoltano anche dalla pagina Segreteria del portale, dove restano a disposizione anche se l'email finisce nello spam o viene cancellata per errore. Fra le prime cose da fare dopo l'attivazione, quindi, c'è una prova: lascia un messaggio e controlla che l'email arrivi nella casella giusta.
Durata massima e silenzio
La durata massima va da 10 a 600 secondi, con un valore predefinito di 180, cioè tre minuti. Per la maggior parte delle attività tre minuti sono più che sufficienti: un messaggio utile dura raramente più di un minuto.
La registrazione si chiude anche quando chi chiama resta in silenzio per 3 secondi. In pratica, appena la persona ha finito di parlare e non dice più nulla, il messaggio si chiude da solo, senza costringerla ad aspettare o a riattaccare.
Quando ridurre la durata? Se ricevi molti messaggi lunghi e confusi, un limite di 60-90 secondi spinge chi chiama a essere più diretto. Quando aumentarla? Per uno studio legale o tecnico, dove i clienti descrivono situazioni articolate, i 180 secondi predefiniti possono salire.
Regola la durata su quello che chiedi. Un benvenuto che domanda solo nome e numero si accontenta di un minuto; se invece il tuo benvenuto chiede molte informazioni, per esempio nome, recapito, numero di pratica e motivo, lascia un margine più ampio, perché chi chiama avrà più cose da dire.
Abbinamenti con gli altri moduli
La segreteria funziona meglio se messa in fila con gli altri passi. Ecco le combinazioni più utili.
Con «Riproduci messaggio»
«Riproduci messaggio» legge un testo fino a 1000 caratteri e poi prosegue. Mettilo all'inizio del flusso per dare il benvenuto o l'informativa sulla registrazione delle chiamate, prima che squillino i telefoni:
- «Riproduci messaggio»: benvenuto e informativa.
- «Squilla account SIP», 25 secondi.
- «Segreteria».
In questo modo il messaggio di segreteria può restare corto, perché le informazioni generali le hai già date all'inizio. Se registri le chiamate, ricorda che la piattaforma non avvisa da sola chi chiama: le regole sono nella guida sulla registrazione delle chiamate.
Con «Invia SMS»
Vuoi sapere subito che c'è stata una chiamata persa, senza aspettare l'email? Metti «Invia SMS» subito prima della segreteria. Il messaggio può avere 140 caratteri e usare {CALLER}, il numero di chi chiama, e {DID}, il numero chiamato:
Chiamata non risposta da {CALLER} sul {DID}. Controlla la segreteria.Ogni SMS costa 0,05 € e parte solo quando la chiamata arriva a quel passo, cioè se nessuno ha risposto prima. Non puoi metterlo dopo la segreteria, perché la segreteria chiude sempre il flusso.
Con «Riaggancia», al posto della segreteria
Ci sono momenti in cui non vuoi messaggi: le ferie estive, un trasloco, un numero dismesso. In quel caso togli la segreteria e chiudi con un messaggio e «Riaggancia»:
- «Riproduci messaggio»: «Siamo chiusi per ferie fino al 25 agosto. Per urgenze scrivi a [email protected].»
- «Riaggancia».
Chi chiama riceve un'informazione chiara e non lascia messaggi che nessuno ascolterebbe per settimane.
Come scrivere un buon messaggio
Un messaggio di segreteria efficace risponde a tre domande in quest'ordine: chi ho chiamato, perché nessuno risponde, cosa devo dire. Tutto il resto è di troppo.
Qualche regola pratica:
- Nomina l'attività nella prima frase, così chi chiama sa di aver composto il numero giusto.
- Chiedi le informazioni che ti servono per richiamare: nome, numero, motivo. Se ti serve un dato preciso, come la targa o il numero d'ordine, chiedilo.
- Indica quando richiamerai, ma solo se puoi mantenerlo: «entro la giornata» funziona se è vero.
- Evita gli orari dettagliati se cambiano spesso: dovresti aggiornare il messaggio ogni volta.
- Scrivi come parli: frasi corte, niente sigle. La voce sintetica legge esattamente il testo, quindi scrivi i numeri come vuoi che vengano pronunciati e fai una prova.
Esempi di testi
Per uno studio professionale:
Hai chiamato lo Studio Conti. In questo momento non possiamo
rispondere. Lascia il tuo nome, un numero di telefono e il motivo
della chiamata: ti richiameremo entro la giornata lavorativa.Per un'officina:
Officina Ferrari, buongiorno. Siamo al lavoro sulle auto e non
riusciamo a rispondere. Lascia nome, targa del veicolo e un recapito:
ti richiamiamo appena possibile.Per un negozio online:
Grazie per aver chiamato Casa Verde. Gli operatori sono impegnati.
Se chiami per un ordine, lascia il numero dell'ordine e il tuo
nome. Puoi anche scriverci a [email protected].Fuori orario, se il messaggio resta fisso tutto il giorno:
Hai chiamato Ottica Bianchi. Se nessuno ti ha risposto, siamo
occupati o fuori orario. Lascia un messaggio con nome e numero e
ti richiameremo al più presto.Ognuno di questi testi sta ben sotto i 500 caratteri. Altre idee per settore le trovi nelle guide sul VoIP per officine e sul VoIP per studi legali.
Errori frequenti
Il primo errore è il messaggio troppo lungo. Un benvenuto che elenca orari, indirizzo, sito, indirizzo email e numero di fax fa riattaccare chi chiama prima del segnale. Se un'informazione si trova facilmente sul sito, non serve leggerla al telefono.
Il secondo è la promessa che non si mantiene. «Ti richiameremo entro un'ora» è un impegno: se di solito richiami il giorno dopo, scrivi «entro la giornata lavorativa» o «al più presto». Chi chiama ricorda più la promessa mancata che il messaggio.
Il terzo è dimenticare di aggiornarlo. Un messaggio che annuncia la chiusura di Natale ancora a febbraio dà l'idea di un'attività trascurata. Quando cambi il testo per un periodo particolare, segnati sul calendario il giorno in cui rimetterlo come prima.
Ultimo, non provarlo. La voce sintetica legge le parole come sono scritte: sigle, abbreviazioni e numeri lunghi possono suonare diversamente da come te li aspetti. Una chiamata di prova dopo ogni modifica toglie ogni dubbio.
Segreteria o Segretaria AI: quale scegliere
La segreteria e la Segretaria AI risolvono lo stesso problema, la chiamata a cui nessuno può rispondere, in due modi diversi. La segreteria registra un messaggio libero e te lo manda; la Segretaria AI fa domande a chi chiama, ti manda un riepilogo scritto e ti chiede se vuoi accettare la chiamata.
| «Segreteria» | «Segretaria AI» | |
|---|---|---|
| Cosa riceve il cliente | Il messaggio audio per email | Una scheda con riepilogo e conversazione trascritta |
| Chi chiama | Parla liberamente | Risponde alle domande della voce artificiale |
| Puoi rispondere subito | No, richiami tu | Sì, con «Accetta» |
| Costo | Inclusa | Al minuto di conversazione, più SMS |
| Dove sta nel flusso | Sempre all'ultimo passo | Anche in mezzo, seguita da uno squillo |
Molti flussi usano entrambe: la Segretaria AI per filtrare e, alla fine, la segreteria per chi arriva in fondo senza risposta.
Cosa la segreteria non fa
Ci sono funzioni che a volte ci si aspetta da una segreteria e che in Vohippo non ci sono. Non c'è un messaggio diverso per fascia oraria, perché le fasce orarie non esistono: il messaggio è uno, e lo cambi tu dal portale quando serve. Per questo l'esempio «fuori orario» qui sopra è scritto in modo da valere a ogni ora.
Non c'è la trascrizione dei messaggi: arriva l'audio, non il testo. Se ti serve sapere già dalla notifica chi ha chiamato e perché, valuta la Segretaria AI al telefono, che ti manda un riepilogo scritto della conversazione. E non c'è un menu che faccia scegliere a chi chiama a quale casella lasciare il messaggio: se servono più caselle, usa più numeri, ciascuno con la sua segreteria, oppure un centralino collegato con un trunk SIP.
Se stai attivando il tuo primo numero, la guida per configurare un numero in entrata ti accompagna dall'acquisto alla prima chiamata di prova; i numeri disponibili sono nella ricerca dei numeri virtuali.
Domande frequenti
La segreteria telefonica si paga a parte?
No, è inclusa nel prezzo. Paghi a parte solo gli accessori che aggiungi al flusso, come gli SMS a 0,05 € l'uno.
Posso registrare il messaggio di benvenuto con la mia voce?
Il messaggio di benvenuto è letto da voce sintetica: scrivi il testo, fino a 500 caratteri, e scegli una delle voci disponibili. Il vantaggio è che lo puoi cambiare in qualsiasi momento senza registrare di nuovo.
Dove ascolto i messaggi?
Arrivano per email, con il file WAV allegato se attivi «Allega il file audio». Li trovi anche nella pagina Segreteria del portale.
Quanto può durare un messaggio?
Da 10 a 600 secondi, secondo come imposti il modulo; il valore predefinito è 180 secondi. La registrazione si chiude anche dopo 3 secondi di silenzio.
Posso ricevere un SMS quando qualcuno lascia un messaggio?
Puoi mettere «Invia SMS» subito prima della segreteria: ti avvisa di ogni chiamata non risposta che arriva fino a lì. Dopo la segreteria non si può aggiungere nulla, perché è sempre l'ultimo passo.
Posso avere un messaggio diverso la sera?
Non automaticamente, perché le fasce orarie non ci sono. Puoi scrivere un messaggio valido a ogni ora oppure modificarlo dal portale quando serve.