Che cos'è un numero virtuale estero
Un numero virtuale estero è un numero di telefono di un altro paese, con il prefisso di quel paese, che non dipende da una linea fisica né da un ufficio sul posto. Chi lo compone fa una normale chiamata nazionale; la chiamata viene poi consegnata su Internet, con il protocollo SIP, e arriva dove hai deciso tu: un telefono in ufficio a Bologna, l'app sul cellulare, un centralino.
Il principio è lo stesso di qualsiasi numero virtuale, spiegato nella guida su cos'è e come funziona un numero virtuale. Qui ci concentriamo su quello che cambia quando il numero è di un altro paese: le regole del paese, la lingua di chi chiama, il fuso orario e il modo in cui richiami i clienti.
Su Vohippo i numeri sono disponibili in oltre 90 paesi, oltre alle 232 città italiane. La disponibilità di ogni paese, il tipo di numero e il prezzo li vedi nella ricerca dei numeri virtuali, che mostra solo quello che si può davvero attivare.
Perché avere un numero in un altro paese
Il motivo è quasi sempre lo stesso: farsi chiamare senza barriere. Molte persone esitano davanti a un numero straniero, perché non sanno quanto costerà la chiamata o temono di dover comporre un prefisso internazionale. Un numero del loro paese elimina il dubbio.
Clienti esteri e presenza locale
Un'azienda di Vicenza che esporta macchinari in Germania può dare ai distributori tedeschi un numero tedesco da chiamare per l'assistenza. Un'agenzia di viaggi di Napoli che lavora con clienti francesi può mettere un numero francese sul sito in francese. Per chi chiama il numero è locale; per te è una linea come le altre, che squilla dove lavori.
La presenza locale serve anche prima di aprire una filiale: puoi provare un mercato con un numero del paese, misurare quante chiamate arrivano e solo dopo decidere se aprire una sede.
E-commerce
Un negozio online che spedisce in più paesi riceve domande su ordini, resi e tempi di consegna. Un numero per ciascun paese principale, indicato nella pagina dei contatti della versione locale del sito, rende l'assistenza più credibile e più facile da raggiungere. La pagina sul VoIP per e-commerce e assistenza clienti racconta come organizzare le risposte quando le chiamate arrivano da canali diversi.
Call center
Un call center che lavora per committenti esteri ha due esigenze: ricevere chiamate su numeri del paese del committente e richiamare mostrando un numero locale, che il destinatario riconosce e a cui è più propenso a rispondere. Entrambe si ottengono con i numeri esteri, come vedremo nella sezione sul caller ID. Per l'organizzazione degli operatori trovi altre indicazioni nella pagina sul VoIP per call center.
Quali tipi di numero si possono avere
Ogni paese ha il suo piano di numerazione, e non tutti i tipi esistono ovunque. In generale si incontrano queste famiglie.
| Tipo di numero | Com'è fatto | Quando sceglierlo |
|---|---|---|
| Geografico | Prefisso di una città o di un'area | Vuoi apparire come un'attività di quella città |
| Nazionale | Non legato a una città | Ti rivolgi a tutto il paese, senza una città di riferimento |
| Mobile | Della serie dei cellulari del paese | Vuoi un numero che il cliente percepisca come un cellulare |
| Gratuito | Numero verde per chi chiama | Vuoi che la chiamata non costi nulla al cliente, dove il fornitore li offre |
Il numero geografico è la scelta più comune per chi vuole sembrare vicino: un numero con il prefisso di Parigi o di Monaco dice subito «siamo qui». Il numero nazionale è più neutro e va bene per un servizio clienti che copre tutto il paese.
I numeri mobili e quelli gratuiti dipendono molto dal paese e dal fornitore locale: non esistono ovunque. Se nella ricerca non compare un tipo di numero per un certo paese, vuol dire che oggi non è attivabile lì.
Servono documenti per un numero estero?
Spesso sì, ma dipende dalle regole del paese. Molti paesi chiedono di sapere chi usa il numero, e alcuni chiedono anche un indirizzo nell'area del prefisso, soprattutto per i numeri geografici. Altri sono meno esigenti. Non esiste una regola valida per tutti, e i requisiti possono cambiare nel tempo.
Per questo il portale ti indica i documenti richiesti prima dell'acquisto, numero per numero. Così sai in anticipo se puoi attivare quel numero con quello che hai, invece di scoprirlo dopo averlo pagato. I documenti si caricano dal portale.
Per i numeri italiani le regole sono note e le trovi nella guida al numero virtuale: documento d'identità e domicilio nel distretto per i privati, documento del legale rappresentante, sede nel distretto e visura per le aziende. La verifica costa 5,00 € una tantum e l'esito arriva di solito in 1-3 giorni lavorativi.
Durata, rinnovo e costi
Un numero estero funziona come un numero italiano: si paga con un canone mensile o annuale, a seconda della durata che scegli, 30 o 365 giorni. Il rinnovo è automatico e viene preso dal credito prepagato.
Il ciclo del rinnovo è questo:
- Il portale ti manda un promemoria 7 giorni e 1 giorno prima della scadenza.
- Alla scadenza il canone viene preso dal credito e il numero continua a funzionare.
- Se il credito non basta, il numero viene sospeso e smette di ricevere chiamate.
- Se non ricarichi entro 7 giorni, il numero viene rilasciato e può essere assegnato ad altri.
Per un numero estero questo passaggio pesa più che per uno italiano: se lo perdi, riaverlo non è garantito, e intanto i clienti di quel paese non ti trovano. Se il numero è sul sito o sui materiali commerciali, la durata annuale e un credito sempre sopra il valore del canone sono la scelta prudente.
Sui numeri geografici le chiamate in entrata sono comprese nel canone; per alcuni tipi di numero, come i numeri gratuiti, le condizioni possono essere diverse: controllale prima dell'acquisto o chiedi al supporto. Si pagano invece le tratte che diventano chiamate in uscita, per esempio l'inoltro a un cellulare, al secondo secondo il listino. Il canone di ogni numero, paese per paese, lo trovi nella ricerca in fondo a questa pagina.
Dove far squillare le chiamate dall'estero
Ogni numero ha il suo instradamento: una sequenza di passi che partono in ordine, ognuno quando finisce il precedente. Se qualcuno risponde il percorso si ferma; se nessuno risponde la chiamata si chiude. Per un numero estero i moduli più utili sono questi:
- «Squilla account SIP»: fa squillare fino a 20 account, tutti insieme o uno dopo l'altro, con un tempo di squillo da 5 a 300 secondi. Gli account con l'app vengono svegliati con una notifica push.
- «Inoltra a un numero»: gira la chiamata a un cellulare o a un altro numero in formato internazionale, mostrando se vuoi il numero del chiamante originale.
- «Segretaria AI»: una voce artificiale risponde, chiede chi è e cosa vuole, e ti manda una scheda per decidere se accettare la chiamata.
- «Segreteria»: registra il messaggio e te lo invia per email.
Il problema della lingua
Chi chiama un numero tedesco si aspetta di parlare in tedesco. Se in ufficio nessuno lo parla, la «Segretaria AI» è un buon primo passo: parla nella lingua del chiamante, raccoglie nome, contatto, motivo e urgenza, e ti manda il riepilogo in italiano, con la conversazione trascritta e i pulsanti «Accetta» e «Rifiuta». Se accetti, il percorso passa al passo successivo, per esempio lo squillo sull'account del collega che parla tedesco.
Ricorda che una voce artificiale può capire male o sbagliare: scrivi istruzioni chiare in «Che cosa deve chiedere o dire» e rileggi le prime schede. La guida sulla segretaria AI al telefono spiega come impostarla e quanto costa.
Un esempio di percorso
Un negozio online con un numero francese può usare questo percorso:
- «Riproduci messaggio»: un breve benvenuto in francese, letto da voce sintetica.
- «Squilla account SIP»: squillano insieme, per 25 secondi, gli account dei due addetti che seguono la Francia.
- «Inoltra a un numero»: se nessuno risponde, la chiamata va per 20 secondi al cellulare della responsabile.
- «Segreteria»: il messaggio arriva per email.
Ogni modulo è descritto nella guida sui moduli dell'instradamento, e la scelta fra squillo contemporaneo e in sequenza è spiegata nella guida sullo squillo degli account.
Richiamare i clienti con il numero del loro paese
Ricevere è metà del lavoro: prima o poi dovrai richiamare il cliente. Un numero acquistato sulla piattaforma diventa automaticamente un caller ID utilizzabile in uscita, il «CLID Nativo», senza altre verifiche. Se richiami un cliente austriaco dal tuo numero austriaco, lui vede lo stesso numero che ha chiamato e riconosce chi lo sta cercando.
Puoi fissare il numero come caller ID sull'account SIP, oppure lasciare che sia il telefono o il centralino a indicarlo chiamata per chiamata, purché sia uno dei tuoi caller ID. Un call center che lavora su tre paesi, per esempio, può usare un account per ciascun paese, ognuno con il suo numero. I formati accettati e le intestazioni SIP sono spiegati nella guida sul caller ID.
La tariffa dipende dal caller ID
Il prezzo di una chiamata in uscita non dipende solo dalla destinazione: dipende anche dal numero con cui ti presenti. Il listino ha tre tipi di tariffa.
| Tipo di tariffa | Quando si applica |
|---|---|
| Locale | Il caller ID è un tuo numero acquistato qui, dello stesso paese che stai chiamando |
| Origin based | Il caller ID è un numero di un paese europeo (EEA), per esempio un fisso o un cellulare italiano |
| Internazionale | Qualsiasi altro caller ID, compreso un tuo numero di un paese fuori dall'EEA diverso da quello chiamato |
La tariffa Locale è di solito la più conveniente, ed è un motivo concreto per avere un numero nel paese che chiami spesso: chiamare un cliente spagnolo con il tuo numero spagnolo costa la tariffa Locale, chiamarlo con il numero italiano costa la tariffa Origin based. Se per una destinazione non esiste un prezzo del tipo previsto, si usa il tipo successivo: da Locale a Origin based, da Origin based a Internazionale.
Le tre colonne, paese per paese, sono nel listino delle tariffe, al secondo e senza scatto alla risposta sulle destinazioni a listino.
Chiamate WhatsApp dall'estero
Per molti clienti stranieri il canale più naturale non è il telefono ma WhatsApp. Le chiamate WhatsApp arrivano sulla piattaforma e vengono instradate come quelle degli altri numeri, quindi seguono lo stesso percorso: squillo sugli account, inoltro, segretaria AI, segreteria.
Per chi chiama dall'estero c'è un vantaggio evidente: la chiamata parte dall'app, sulla connessione dati, senza tariffe internazionali per lui. Puoi anche chiamare tu per primo da un account con identificativo WhatsApp, ma solo verso persone che hanno dato il consenso, che vale 7 giorni. I dettagli sono nella pagina sulle chiamate WhatsApp.
Come attivare un numero estero
La procedura è la stessa di un numero italiano, con un passaggio in più di attenzione ai requisiti del paese.
- Registrati su cloud.vohippo.com/register e ricarica il credito.
- Cerca il paese e il tipo di numero nella ricerca qui sotto e controlla il canone.
- Leggi i documenti richiesti che il portale indica per quel numero, prima di acquistarlo.
- Scegli la durata, 30 o 365 giorni, acquista il numero e carica i documenti, se richiesti.
- Costruisci l'instradamento: per esempio squillo degli account e poi segreteria.
- Imposta il numero come caller ID sull'account che richiamerà i clienti di quel paese.
- Fai una chiamata di prova al numero e una in uscita, e controlla nel report la tariffa applicata.
Cerca il tuo numero
Scegli il paese, cerca la città o il prefisso e confronta il prezzo al mese o all'anno.
Scegli il numero, registrati gratis e lo attivi dal portale in pochi minuti.
Se cerchi un paese o un tipo di numero che non trovi nella ricerca, scrivici: ti diciamo cosa è disponibile.
Domande frequenti
Posso avere un numero di un altro paese senza avere una sede lì?
Spesso sì, ma dipende dalle regole del paese e dal tipo di numero. Alcuni paesi chiedono un indirizzo locale, soprattutto per i numeri geografici, altri no. Il portale indica i documenti richiesti prima dell'acquisto, così sai subito se puoi attivarlo.
Chi mi chiama sul numero estero paga una chiamata internazionale?
No: per chi chiama è una normale chiamata nazionale del suo paese, al costo previsto dal suo operatore per quel tipo di numero. Con un numero gratuito, dove il fornitore lo offre, la chiamata non costa nulla al chiamante.
Le chiamate in entrata sul numero estero si pagano?
Sui numeri geografici no, sono comprese nel canone. Per altri tipi, come i numeri gratuiti, le condizioni possono cambiare: verificale prima dell'acquisto. Si pagano sempre le tratte che diventano chiamate in uscita, per esempio l'inoltro verso un cellulare, secondo il listino.
Posso richiamare i clienti esteri mostrando il numero del loro paese?
Sì: un numero acquistato sulla piattaforma è già un caller ID, il «CLID Nativo». Se chiami un cliente dello stesso paese del numero si applica la tariffa Locale, di solito la più conveniente.
Quanti numeri esteri posso avere?
Puoi attivare un numero per ogni paese che ti interessa, o più numeri nello stesso paese, ciascuno con il suo canone e il suo instradamento. Conviene partire dal paese da cui arrivano più clienti e aggiungere gli altri in seguito.
Chi risponde se nessuno in ufficio parla la lingua del cliente?
Puoi mettere la «Segretaria AI» come primo passo: parla nella lingua del chiamante, raccoglie le informazioni e ti manda il riepilogo in italiano. Poi decidi tu se accettare la chiamata o richiamare con un collega che parla quella lingua.